Organizujesz całodniowe szkolenie i zastanawiasz się, co zamówić na catering podczas całodniowego szkolenia w biurze? Dobrze dobrane menu wpływa na koncentrację, atmosferę i zadowolenie uczestników. Z tego artykułu dowiesz się, jak krok po kroku zaplanować catering takiego dnia.
Jak zaplanować harmonogram cateringu na całodniowe szkolenie?
Na początku określ plan dnia: blok poranny, popołudniowy i czas na dłuższą przerwę. Od tego zależy, kiedy pojawi się catering na szkolenie i w jakiej formie. Ustal z prowadzącym, w których momentach uczestnicy najbardziej potrzebują energii, a kiedy lepiej dać im lżejszy oddech zamiast ciężkiego posiłku.
Warto zadać sobie pytanie, czy szkolenie ma charakter warsztatowy, czy bardziej wykładowy. Przy intensywnej pracy w grupach sprawdzą się krótsze, ale częstsze przerwy z drobnymi przekąskami. Przy długich prezentacjach lepiej zaplanować wyraźną przerwę obiadową i jedną lub dwie dłuższe przerwy kawowe, które pozwolą odetchnąć od ekranu lub rzutnika.
Już na tym etapie dobrze jest spisać w jednym dokumencie wstępny harmonogram z godzinami przerw, liczbą uczestników i ogólnym założeniem menu. Taki szkic ułatwia później rozmowę z firmą, która przygotowuje catering dla firm i pomaga uniknąć chaosu w dniu wydarzenia.
Co podać na przerwy kawowe podczas szkolenia?
Przerwy kawowe utrzymują energię uczestników, ale nie powinny ich rozleniwiać. Warto postawić na ciepłe napoje, wodę oraz lekkie przekąski, które można zjeść w biegu i bez ryzyka zabrudzenia dokumentów czy laptopów. Dobrą bazą są małe porcje typu finger food, które nie wymagają sztućców.
Podczas planowania takiej przerwy możesz wykorzystać zestaw prostych elementów, które sprawdzają się przy większości szkoleń:
- ciepłe napoje: kawa w termosach lub ekspresie, wybór herbat, woda z dodatkami,
- coś słodkiego: małe ciastka, mini babeczki, porcje w stylu „na dwa gryzy”,
- coś słonego: drobne wytrawne przekąski, paluchy, małe kanapki na jeden kęs.
Przy dłuższych wydarzeniach dobrze jest zmieniać asortyment między kolejnymi przerwami. Raz zaproponuj bardziej słodki stolik, innym razem postaw na wytrawne przekąski i owoce. Uczestnicy docenią, że catering nie jest powtarzalny, a jedzenie realnie wspiera koncentrację, zamiast powodować nagły spadek energii po nadmiarze cukru.
Jaki lunch wybrać na całodniowe szkolenie w biurze?
Przy całodniowym wydarzeniu lunch staje się centralnym punktem dnia. Uczestnicy powinni zjeść coś pożywnego, ale niezbyt ciężkiego, żeby po powrocie na salę nie dopadła ich senność. Dobrze sprawdzają się dania, które łączą białko, warzywa i lżejsze dodatki skrobiowe, podane w formie wygodnych porcji.
W warunkach biurowych trzeba wziąć pod uwagę ograniczenia miejsca, brak kuchni czy małą liczbę mikrofal. Wtedy praktyczne są formy podania, które nie wymagają skomplikowanej obsługi i długiego ustawiania się w kolejce do podgrzania. Możesz rozważyć między innymi:
- lunch boxy z gotowymi porcjami dla każdej osoby,
- bufet z daniami na podgrzewaczach, obsługiwany przez jedną osobę,
- zestawy obiadowe rozstawione na kilku stołach, aby rozładować tłok.
Dobrze, jeśli lunch zawiera także opcję lżejszą dla osób, które nie chcą dużego posiłku. Może to być sałatka z dodatkiem sycących składników albo zupa z pieczywem. Do tego niezbędne są napoje: woda, lekkie soki i ewentualnie napoje ciepłe dla tych, którzy wolą obiad zakończyć filiżanką kawy lub herbaty.
Jak zadbać o różne potrzeby żywieniowe uczestników?
W niemal każdej grupie szkoleniowej pojawiają się osoby na diecie wegetariańskiej, wegańskiej, bezglutenowej czy z innymi ograniczeniami. Jeśli zastanawiasz się, co zamówić na catering podczas całodniowego szkolenia w biurze, nie możesz pominąć tego tematu. Brak dostosowanych opcji bardzo szybko psuje odbiór całego wydarzenia, nawet gdy reszta organizacji wypada dobrze.
Najlepiej zebrać informacje o dietach jeszcze przed szkoleniem. Można to zrobić w formularzu zgłoszeniowym albo krótkiej ankiecie mailowej. Warto poprosić uczestników o wskazanie nie tylko alergii, ale także stałych preferencji żywieniowych. Dzięki temu zamiast jednej „awaryjnej” pozycji powstaną przemyślane diety specjalne, które nie odstają smakiem od reszty menu.
Podczas ustalania menu zadbaj, by warianty alternatywne były wyraźnie oznaczone. Proste etykiety opisujące potrawy (np. bez glutenu, bez nabiału, wersja roślinna) ułatwiają gościom wybór i zmniejszają liczbę pytań kierowanych do obsługi. Taka przejrzystość to sygnał, że organizator poważnie traktuje potrzeby wszystkich uczestników, a nie tylko większości.
Jak zorganizować catering od strony logistycznej?
Logistyka ma ogromny wpływ na to, jak zostanie oceniony catering dla firm. Przy szkoleniu w biurze trzeba zaplanować miejsce ustawienia bufetu, dostęp do prądu, przejścia między stołami oraz to, gdzie uczestnicy zjedzą posiłek. Przy sali szkoleniowej w układzie kinowym inne rozwiązanie sprawdzi się przy przerwie kawowej, a inne przy obiedzie na talerzach.
Przy składaniu zamówienia przygotuj podstawowy „brief”: termin, adres, liczbę uczestników, ogólny harmonogram dnia i informację, czy przerwy odbywają się w tej samej sali, czy w osobnej przestrzeni. Dobrze jest też od razu wspomnieć o potrzebnym wyposażeniu, takim jak naczynia, termosy, podgrzewacze czy stoły robocze. Doświadczeni dostawcy potrafią na tej podstawie doradzić formę podania, która nie zablokuje przejść i nie wydłuży przerw.
Jeśli wiesz, że podobne szkolenia będą się powtarzać, warto po pierwszym wydarzeniu zrobić krótką ewaluację: zapytać uczestników o wrażenia z posiłków, wygodę strefy bufetu oraz czy czas przerw był dobrze dopasowany. Taka informacja zwrotna pozwala dopracować kolejne realizacje i lepiej odpowiedzieć na realne oczekiwania zespołu.
Artykuł powstał przy współpracy z mymeetingrooms.pl.
Artykuł sponsorowany
